Un sistema de gestión de contenidos (CMS) es el conjunto de procedimientos utilizados para administrar el flujo de trabajo en un entorno de colaboración.Los procedimientos están diseñados para hacer lo siguiente:

• Permite un gran número de personas que aporten datos para almacenar y compartir
• Control de acceso a los datos, basados en roles de usuario (que define la información que los usuarios o grupos de usuarios pueden visualizar, editar, publicar, etc)
• Ayuda en un fácil almacenamiento y recuperación de datos
• Reducir la duplicación de la entrada repetitiva
• Mejorar la facilidad de redacción de informes
• Mejorar la comunicación entre los usuarios

En un CMS, los datos se puede definir como casi todo: documentos, películas, fotos, números de teléfono, datos científicos, y así sucesivamente. CMS se utilizan con frecuencia para almacenar, controlar, revisar, enriquecer semánticamente, y la documentación de la publicación. Que actúa como un repositorio central, el CMS aumenta el nivel de versión de las nuevas actualizaciones en un archivo ya existente. El control de versiones es una de las principales ventajas de un CMS.